KERMESSE
Como seguimiento al evento de la Kermesse anexo encontrarán una herramienta o guía para eventos posteriores, la idea es irla enriqueciendo año con año, para ir mejorando en cada evento.
Las invitamos a que lean el documento, y si tienen algún comentario o quieren enriquecerlo con experiencias propias, lo podrán hacer en la próxima junta de la SPF que esta por confirmarse.
Sugerencias para próxima Kermesse
-Asignar un comité organizador.
-Proponer eventos o números artísticos complementarios
-Integrar nuevos juegos.
-Integrar mas puestos de comida.
-Integrar frutas y verduras (ralladura).
-Utilizar un formato de cortes parciales y totales de tickets.
-Unificar premios.
-Estructurar comisiones de trabajo
-Preventa de boletos
-Logística con la escuela para salida de estudiantes en coordinación con el evento
-Seguridad con los niños pequeños (autos)
-Mayor espacio para el estacionamiento
-No involucrar graduaciones en los eventos
-Involucrar alumnos a los puestos
KERMESSE
Lineamiento general
Se emite en este documento las normas y reglas básicas para la organización, planificación, ejecución y control de la Kermesse, de modo de asegurar en el más alto grado posible, su éxito cualitativo y económico.
Con el propósito de ir enriqueciendo este documento, esta contemplado que al término de la Kermesse de cada año, se elabore y agregue un anexo con los comentarios y experiencias obtenidas.
Objetivo
Generar una actividad de participación, recreación e integración, en que tanto padres, alumnos, profesores, amigos y parientes puedan conocerse y reconocerse como parte de la comunidad del Instituto Tepeyac
Fecha de la Kermesse
Se pretende que cada año sea en la misma fecha para ir estableciendo una tradición. Se recomienda hacerla en viernes, sábado o domingo para mayor afluencia.
Comité organizador
La organización de la Kermesse estará a cargo de la Mesa directiva de la SPF, la Dirección del IT , así como un " comité organizador" integrado por lo menos por dos mamás que trabajen en conjunto con la mesa directiva. Para estos efectos el " comité organizador" se deberá establecer por lo menos un mes antes del evento
Asignación de puestos
Cada grupo tendrá a su cargo un puesto de venta donde las vocales que representan a su grupo podrán escoger libremente la actividad o comida. Sólo existirá un puesto por cada tipo de comida.
Asignación de Precios
El precio de cada puesto de comida será fijado en conjunto (puesto con tesorero (a)), (deberán ser múltiplos de 5).
La ganancia mínima se considerará de 5 pesos.
Una vez determinado el precio se informará a la Sociedad de Padres de Familia del mismo.
El beneficio obtenido por las ventas del puesto serán para la Sociedad de Padres de Familia
El precio de los juegos será fijado por el comité organizador" y el Tesorero (a) de acuerdo a la compra de los premios
Se colocará una cartulina en cada puesto indicando el precio de cada producto
Bases para compra de la comida:
Se designará un día para realizar las compras, los puestos que deseen hacer sus compras por separado, se les pagará basándose en notas comprobables. Se buscara ahorrar en todo momento para su mayor beneficio.
Comida
A fin de satisfacer las necesidades de alimentación de los participantes en la Kermesse, se recomienda contar con 5 o 6 diferentes puestos de comida "fuerte", asi como incluir frutas y verduras (ralladura)
La Sociedad de Padres de Familia proporcionará platos, servilletas, vasos y utensilios necesarios a cada puesto
Ubicación
Los puestos de venta y juego de cada grupo, se ubicarán en el patio del colegio, según una distribución determinada por los organizadores
Venta de tickets
Los puestos se manejarán por medio de tickes, En la entrada se ubicará el BANCO para su venta.
La Tesorera junto con dos mamás encargadas del comité organizador estará a cargo del banco.
Organización de tickets por puesto
Cada puesto elaborará un buzón donde colocaran sus tickets (caja de zapatos), al final del evento cada puesto contará sus tickets y los entregará al banco (tesorera) firmando de recibido de acuerdo al siguiente formato. Se elaborará original y copia.
Pago
La Sociedad de Padres de Familia pagará de 1 a 3 días hábiles posteriores del día del evento.
Habilitación
Cada puesto recibirá un lugar para su habilitación.
Cada puesto será el responsable del montaje y desmontaje.
A cada puesto se le informará donde recoger el material (de ser necesario) para la habilitación de su puesto, el área de mantenimiento estará apoyándonos.
A cada puesto se le asignará una cantidad de mesas y sillas
El Comité Organizador deberá supervisar de principio a fin el montaje y desmontaje de los recursos materiales utilizados de los puestos.
El Comité Organizador del evento se hará responsable de guardar los materiales utilizados, para tal efecto se designará un contenedor.
El Comité Organizador será responsable hasta que culmine el evento.
Higiene y Limpieza
Cada uno de los puestos deberá tener un basurero para vaciar desechos,
Toda la basura debe almacenarse en bolsas plásticas, debidamente selladas, las que deberán ser provistas por los mismos puestos.
Publicidad y decoración de los puestos
Los puestos de venta y juegos deberán tener el máximo de creatividad y deberán incentivar la venta y participación de los asistentes
SE PREMIARA AL PUESTO CON MAYOR CREATIVIDAD
Juegos
Con la finalidad de estandarizar los premios en cuanto a costo y calidad se propone el siguiente procedimiento.
Cada niño al participar en los diferentes juegos, obtiene bonos de premio cuya cantidad es variable según sea la calidad de su participación, con un mínimo de 1 bono que se recibe por el solo hecho de jugar. Estos bonos van siendo juntados por los niños a medida que juegan en los diversos puestos, para posteriormente canjearlos por premios reales en una caseta especialmente habilitada para este fin, de acuerdo a una tabla de valores de canje. En los puestos de juego, aparte de los bonos de premio, los niños recibirán como incentivo por participar un dulce
Los juegos con los que se cuentan son:
Canicas
Tiro de aros a las botellas
Ruleta de pelotas de velcro
Juegos de destreza
Loteria
Memoria
PROCEDIMIENTO EN JUEGOS Y OBTENCION DE PREMIOS
El procedimiento en los juegos será, en términos generales, el siguiente:
Para tener derecho a participar o concursar, los niños entregaran 1 ticket de juego a la persona encargada del juego. Al término de su participación al niño se le entregaran "BONOS DE PREMIOS", que serán variables según la organización particular de cada juego. La idea es que todos los participantes obtengan a lo menos 1 bono.
Los "bonos" irán siendo juntados por los niños a medida que vayan participando en los diferentes juegos, para posteriormente canjearlos por premios en una caseta especialmente habilitada para este fin, de acuerdo a una tabla de valores de canje.
Cada juego tendrá una cantidad de "bonos" asignados para comenzar su actividad al momento de la apertura de la Kermesse. Estos bonos irán siendo entregados a los niños a medida que participen y/o ganen.
Cuando se vayan a terminar los bonos asignados, el puesto deberá canjear los tickets (recibidos de los niños) por nuevos "bonos de premios" en el Centro de Canjes, para así permitir que el juego pueda seguir funcionando.
Informe del evento
La mesa directiva entregará un informe del resultado del evento asi como del económico. El informe mencionado deberá ser exhibido públicamente en la página web del colegio
Se hará una reunión posterior al evento para dar dicho informe asi como para elaborar un anexo de experiencias
COMISIONES DE TRABAJO
Para la organización y control de la Kermesse, se estructuraran las siguientes comisiones de trabajo, formada cada una con un miembro de la mesa directiva y el " comité organizador". Sus funciones son las que se indican
Coordinación General (Presidencia):
Organizar y efectuar la coordinación general de la Kermesse
Facilitar y verificar el funcionamiento coordinado de las comisiones de trabajo.
Solicitar al IT apoyo de personal y otras necesidades para realizar la Kermesse.
Elaborar el documento de experiencias al término de la Kermesse, para ser agregado como anexo a este procedimietno.
Comité Organizador"(por lo menos 2 vocales) en coordinación con Presidenta y Viceprecidenta
Elaborar publicidad informando sobre el evento e invitando a participar en ella.
Diseñar y elaborar tickets, bonos de premio,
Efectuar ubicación de los puestos
Supervisar el montaje y desmontaje de los stands.
Asumir el control del contenedor de la SPF para la entrega y posterior devolución de los juegos, toldos y otros elementos de la Kermesse que en él se guardan.
Definir, diseñar, programar y supervisar la animación y música de continuidad de la Kermesse
Administración y Finanzas (Tesorero (a)):
Elaborar y ejecutar el presupuesto de la Kermesse.
Organizar y ejecutar los procedimientos de tickets y de recaudaciones en general.
Organizar y ejecutar el procedimiento de canje de tickets por bonos de premios.
Efectuar los pagos relativos a la Kermesse.
Establecer los convenios financieros con los puestos de comida
Promoción y Premios (Presidente (a), Vicepresidente (a) Secretario (a)):
Determinar las necesidades de premios pera la Kermesse y sus vías de obtención.
Obtener donación de premios.
Comprar los premios que no es posible obtener como donación, coordinando con la Comisión de Administración y Finanzas la asignación de los fondos correspondientes.
Asumir el control general de los premios y su entrega durante la Kermesse.
IT
Elaborar y ejecutar el plan de suministro de electricidad y otras necesidades técnicas que los puestos lo requieran.
Supervisar los estacionamientos de autos para los asistentes a la Kermesse.
Elaborar y ejecutar el plan de depósito y retiro de basura, durante y al término de la Kermesse
Satisfacer los requerimientos de audio y sonido de la Kermesse
Seguridad
